Om de meerwaarde van VIM Presentatie te
toetsen, heeft woningcorporatie Portaal een Proof of Concept
uitgevoerd. Die proefperiode is zo goed bevallen, dat de corporatie
onlangs het startsein heeft gegeven voor de implementatie van VIM
Presentatie. Peter Weenink, informatiemanager bij Portaal, legt uit
waarom de corporatie met de beleidsmodule van Batavia Groep aan de
slag gaat.
Vijf regiobedrijven = vijf methoden
Als een
van de grotere corporaties van Nederland huisvest Portaal ruim
56.000 huishoudens. En dat doet zij vanuit vijf verschillende
regiobedrijven in Nijmegen, Arnhem, Eemland, Utrecht en Leiden.
Vanwege haar omvang bleek het lastig te zijn om op een uniforme
wijze te werken. Peter Weenink: "We merkten dat het verzamelen en
beoordelen van informatie lastig was; er circuleerden veel
documenten en Excel-bestanden. De vijf regiobedrijven werkten toch
allemaal op een andere manier. Dus allereerst hebben wij onze
methode van werken geüniformeerd. We hebben uitgangspunten
opgesteld en duidelijke afspraken gemaakt over bijvoorbeeld het
hanteren van labels en definities. Pas daarna wilden we hiervoor
een systeem gaan implementeren."
Geslaagde proefperiode
Voordat de corporatie tot een
definitieve keuze kwam, heeft Portaal het VastgoedInformatieModel
eerst voor langere periode uitgeprobeerd. En de informatiemanager
kijkt terug op een geslaagde proefperiode. "De vijf regiobedrijven
hebben een à twee complexen geïmporteerd in VIM Presentatie. De
medewerkers die het model dagelijks zouden gaan gebruiken, hebben
uitgebreid de tijd gehad om ermee te werken. Zij hebben het model
echt gebruikt als een soort van speeltuin. Ja, de proefperiode
hebben wij als positief ervaren. Wat de reacties waren? Die
varieerden van: wat is de waarde van het model als het straks
geïntegreerd is in de dagelijkse werkzaamheden? tot: waarom hebben
we dit model nog niet?", aldus Peter Weenink.
Toekomst: Analyse & Strategie
De implementatie van VIM Presentatie
ziet de informatiemanager als eerste stap op weg naar een verdere
samensmelting van de bedrijfsprocessen. Peter Weenink vertelt
enthousiast: "Wat Batavia Groep met het VIM biedt, sluit aan bij
onze ideeën voor de toekomst. De verder gaande integratie tussen
beleid en beheer. En we werken met een heldere fasering: eerst gaan
we informatie vastleggen, inzichtelijk en deelbaar maken. Daarna
gaan we verder met de andere stappen uit de beleidscyclus: analyse en strategie. En ook de
aansluiting bij de operationele processen staat op onze
wensenlijst. Dit model biedt ons de basis om de ketenintegratie te
kunnen gaan verbeteren."
Verwachting van VIM
Presentatie
Portaal
zit momenteel middenin de fase van inrichting en implementatie. En
verwacht het model in 2011 te introduceren bij de
beleidsmedewerkers. En stelt de informatie daarmee ook beschikbaar
aan de ruim 700 medewerkers die de corporatie telt. "Een van de
belangrijkste doelen is dat informatie ook toegankelijk is voor
alle bedrijfsonderdelen. Zodat ons callcenter straks ook kan zien
wat het beleid voor een bepaald complex is. En als mijn gebruikers
vinden dat ze er hun voordeel mee doen, dat ze er goed mee uit de
voeten kunnen en dat het écht iets toevoegt, dan ben ik tevreden",
concludeert Peter Weenink.