Batavia Connect: "Breng wens en realiteit bij elkaar"

Is een nieuwe applicatie altijd het antwoord om de ambitie van een corporatie waar te maken? Of is er meer nodig om wens en realiteit dichter bij elkaar te brengen? Batavia Connect, een nieuw onderdeel van Batavia Groep, helpt corporaties hun ambities en strategische doelen te realiseren. CorporatieGids.nl ging hierover in gesprek met Marike van ’t Hoenderdaal, organisatieadviseur bij Batavia Connect: "Breng focus aan in de organisatie."

Batavia Groep staat bekend om het leveren van verschillende softwareproducten, zoals het vastgoedportaal VIM of de assetmanagementtool PAM. "Batavia Connect sluit daar op aan," begint Marike het gesprek. "Wij willen langdurige relaties aangaan met corporaties en hen écht verder helpen. De producten van Batavia Groep spelen daar een belangrijke rol bij. Maar organisatieontwikkeling gaat verder dan een systeem alleen, en dáár richt Batavia Connect zich op. Wij willen naast de corporatie staan als partner en hen ondersteunen bij de andere aspecten van de organisatie, en daarmee uiteindelijk ICT te verbinden."

"Wij merken dat een systeeminplementatie niet altijd de eerste stap van de oplossing is voor de gestelde ambitie," vervolgt Marike. "Vaak is er meer dan software nodig en begint het niet bij een software selectie en een Excellijst met 300 vragen. Het gaat om het vinden van de juiste balans tussen de organisatie - de mensen en hun manier van samenwerken -, de processen en de systemen. Die moeten allemaal gericht zijn op de ambitie van de corporatie.  Batavia Connect ondersteunt corporaties bij het ontwikkelen van organisatiedoelen en het realiseren ervan."

Het gaat om het vinden van de juiste balans tussen de organisatie - de mensen en hun manier van samenwerken -, de processen en de systemen.

Rust
Rust en tijd nemen om maatregelen hun volle potentieel te laten bereiken, is volgens Marike essentieel. "Nieuwe gewoonten moeten inslijten, kleine aanpassingen zijn misschien nodig of wellicht moet de kennis van de medewerkers worden bijgeschaafd. Zeker bij ingrijpende veranderingen zoals een nieuw ERP-systeem. De aandacht wordt vaak snel verlegd naar het volgende project, maar in onze optiek begint de echte verandering pas bij de oplevering. Je wil alles uit je nieuwe systeem halen, maar dat gebeurt niet meteen wanneer het live is. Zie het als het overstappen van een Apple naar een Android telefoon; alles moet opnieuw ontdekt en uitgevonden worden."

Best Value
Volgens Marike verschuift bovendien de rolverdeling tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. "Wij willen naast de corporatie staan en hen helpen hun ambities te realiseren. Nu staan de twee vaak tegenover elkaar en zijn contracten leidend. Corporaties beschrijven precies hoe het systeem moet werken, maar het heeft volgens ons meerwaarde als er meer naar een partner wordt gezocht, bijvoorbeeld via de Best Value-methode. Zo heeft de partner de kennis om de corporatie te adviseren over hoe de inrichting het beste kan worden aangepakt, wat hen uiteindelijk het meeste brengt."

Prettig en met vertrouwen
De uiteindelijke missie is een efficiënte organisatie waarin mensen prettig en met vertrouwen samenwerken aan een gemeenschappelijk doel. "Hierin doen ze wat nodig is om de doelen te bereiken en de klant goed te bedienen. 'Efficiëntie' heeft dus een veel zachtere en sociale uitleg dan er veelal aan wordt gegeven. Het zijn de mensen die efficiency maken, of juist niet. Processen en systemen ondersteunen hen daar slechts bij."

Dat nieuwe systemen soms een doel op zich lijken, licht Marike toe met een voorbeeld. "Er wordt bijvoorbeeld een app voor mensen in de wijk aangeschaft om de communicatie met huurders te verbeteren. Natuurlijk kan de app daarbij helpen, maar niet zonder de informatiebehoefte van de huurder mee te nemen en te kijken naar de houding en gedrag van medewerkers. Komen zij in de wijk 'hun ding' doen, of zijn ze vertegenwoordiger van de corporatie? Willen ze de huurder direct goed antwoord geven, ook al gaat de vraag over een andere afdeling? Dat maakt uiteindelijk het echte verschil."

Ervaring
Marike werkte voor Batavia Groep bij woningcorporatie GroenWest. "Daar heb ik vanaf 'de andere kant van de tafel' ervaren hoe lastig en taai het kan zijn om alle ambities en verwachtingen écht waar te maken. De verleidingen zijn zo groot, er is veel interessants te doen en er zijn veel mogelijkheden. Het borrelt en bruist, en er komt veel op corporaties af. Ik heb daar ervaren hoe snel de agenda overvol raakt waardoor je minder voor elkaar krijgt dan je wilt. Zaken als rust nemen en temporiseren zijn noodzakelijk om organisatieontwikkeling te bestendigen, en dat blijkt lastig als je zelf middenin de storm zit. Externe hulp kan in zo'n moment uitkomst bieden."

Heldere doelen
"Het is belangrijk voor corporaties om te kijken wat ze echt willen bereiken," vat Marike het gesprek samen. "Breng focus aan en begin met onderzoeken wat essentieel is om je doelen te bereiken. Maak vervolgens een integrale aanpak inclusief organisatie, het proces en de betrokken systemen. Weinig thema's anno 2017 kunnen binnen één segment worden gerealiseerd, want alles heeft invloed op alles. Blijf je nieuwe doel centraal zetten en laat er niets tussenkomen, het heeft de prioriteit boven alles."

"Zorg er daarnaast voor dat je organisatie flexibel en wendbaar wordt zodat je voorbereid bent op toekomstige veranderingen. De sector blijft voorlopig in beweging en omdat niet alles te voorspellen is, moet je klaar zijn om de volgende stap te maken. Dat vraagt zelfvertrouwen, een goede afstemming intern en extern en lef om te experimenteren. Niemand heeft de antwoorden voor de toekomst, maar een aanpak om deze te vinden is aan te leren. Batavia Connect helpt daar graag bij."

Bron: Johan van den Beld | CorporatieMedia - 26 april 2017