De Woningstichting heeft grootse ambities met VIM

Na een selectieprocedure waarin meerdere leveranciers hun product hebben gepresenteerd, bleek dat het VIM Vastgoedportaal van Batavia Groep het beste past bij de vraagstelling van woningcorporatie de Woningstichting uit Wageningen. Batavia Groep sprak met Hoofd Onderhoud Jerry Giesbers en Werkvoorbereider en Functioneel Beheerder Gerben Laurens over de keuze voor het VIM Vastgoedportaal.

Wij willen een dynamische, digitaal georiënteerde woningcorporatie zijn”

VIM het meest efficiënt en effectief
Als Hoofd Onderhoud geeft Jerry dagelijks leiding aan een professionele afdeling van 14 technische specialisten. Onze afdeling verzorgt de ‘duurzame' verbetering van bijna 5.100 woningen bij de grootste verhuurder uit Wageningen. “Dat is bijna 85% van alle huurwoningen in de stad,” zegt Jerry. Hij vervolgt: “Onze primaire wens was om onze klant- en vastgoedinformatie te verbeteren, omdat wij een dynamische, digitaal georiënteerde woningcorporatie willen zijn. Wij geloven dat wij op deze manier onze dienstverlening aan onze klanten verder kunnen optimaliseren en verbeteren. Daarnaast gebruiken wij de vastgoedinformatie ook voor de aansturing van onze eigen interne dagelijkse processen. Door dit in een uniform systeem vast te leggen, kan de gehele organisatie uit dezelfde bron putten. Krachtig is de mogelijkheid om data op Google Maps kaarten te tonen. Hierdoor kunnen we allerlei data analyseren en kruisverbanden leggen. Kortgezegd kwam het erop neer dat we met VIM op de meest efficiënte en effectieve wijze informatie kunnen ontsluiten, waarbij het beheer van gegevens op een praktische wijze kan worden vorm gegeven.”

Kortgezegd kwam het erop neer dat we met VIM op de meest efficiënte en effectieve wijze informatie kunnen ontsluiten”

Grote verandering
Het VIM Vastgoedportaal is voor de Woningstichting een grote verandering ten opzichte van het oude systeem. Jerry: “Het oude systeem was een statische vastgoedcartotheek met beperkte mogelijkheden. Zo konden wij geen data uit andere systemen ontsluiten, waardoor wij gegevens in meerdere systemen moesten bijhouden en/of opvragen. Het gevolg was, dat door het niet hebben van een complete vastgoedinformatiebron, we eigen datasets in Excel gingen ontwikkelen. Maar deze vele losse Excelbestanden waren niet door iedereen benaderbaar, onvolledig, verouderde snel en veroorzaakte faalkosten. VIM borgt dat we altijd actuele informatie voor de hele organisatie ter beschikking hebben en koppelingen met andere applicaties zorgen ervoor dat gegevens realtime actueel en via één omgeving benaderbaar zijn. Denk hierbij aan de energielabels uit EPAview, asbestbronnenlijst gegevens via Oesterbaai of plattegrondtekeningen via Arkey.”

De spil van alle vastgoedinformatie
VIM is nu de spil van alle vastgoedinformatie bij de Woningstichting. Dit heeft een positief effect op de kwaliteit van de informatie, maar heeft ook een positieve invloed op de werkprocessen. Gerben: “Medewerkers hoeven niet meer op zoek te gaan bij collega's naar informatie, of andere systemen door te snuffelen. Dat levert tijdswinst en minder faalkosten op. Zo kan de afdeling Verhuur bij het uitgeven van woningen direct de energielabels of plattegrondtekeningen ophalen en kan een opzichter in een woning ter plekke nakijken wanneer de badkamer is gerenoveerd." 

Als functioneel beheerder ervaart Gerben de module als zeer gebruiksvriendelijk en flexibel, met als grote voordeel de mogelijkheid om de module eenvoudig naar eigen inzicht te kunnen inrichten en aanpassen. "Daarnaast ervaren wij ‘Mijn Batavia’ als een goed afstemmings- en communicatiemiddel bij vragen en problemen. Zo zijn we in staat om op eenvoudige wijze vragen te stellen, storingen door te geven en/of samen naar oplossingen te zoeken. Een groot voordeel hierbij is dat bij Batavia Groep veel kennis over Woningcorporaties aanwezig is.”

Een groot voordeel hierbij is dat bij Batavia Groep veel kennis over Woningcorporaties aanwezig is.”

Positieve reacties uit de organisatie
De Woningstichting heeft het beheer van het portaal goed georganiseerd. Gerben: “Nieuwe wensen en ideeën van medewerkers worden vooraf getoetst aan nut en noodzaak. Intern zijn afspraken gemaakt, waaraan een eventuele wijziging aan de module moet voldoen. Feitelijk vragen wij een kleine business case aan te leveren. Wat levert de extra informatie die we gaan registreren onze organisatie op? Bij een aantoonbare meerwaarde zal deze worden opgenomen. Zo willen we het beheer van alle informatie effectief en beheersbaar houden. Als uitgangspunt hebben we ingezet om niet alles te gaan registreren. We registreren meer op elementniveau en niet op onderdeelniveau. Dus niet de kleur van het tegelwerk of het type hang- en sluitwerk, maar wel het jaartal van de dak vervanging of dat er een ZAV is overgenomen.”

Door een goed georganiseerde en eenvoudige implementatie waren de reacties vanuit de organisatie vanaf de start positief, vertelt Gerben verder. “Naarmate medewerkers het portaal meer zijn gaan gebruiken, werden de reacties eigenlijk alleen maar enthousiaster. Na de eerste implementatie gebruikten wij VIM voornamelijk als een vastgoed informatiebron. Maar inmiddels gebruiken wij VIM ook om vastgoedinformatie te presenteren en te analyseren. De Woningstichting is van plan de nieuwe module in de toekomst verder uit te breiden, bijvoorbeeld met het inrichten van beheerplannen en strategische beleidsplannen.”

Bron: BG Beeld editie vastgoed