Na een fusie in 2011 tussen drie corporaties ontstond GroenWest, een corporatie met ruim 12.000 woningen. Eén van de voorgangers van GroenWest maakte gebruik van VIM en na de fusie werd deze samenwerking doorgezet. Sinds 2016 maakt GroenWest ook gebruik van het Portefeuille- en Assetmanagement Model (PAM) van Batavia Groep. Hoe bevalt de samenwerking tussen GroenWest en Batavia Groep en wat zijn de belangrijkste uitdagingen op het gebied van vastgoedsturing? We gingen daarover in gesprek met Gerco Jonker, adviseur vastgoedsturing.

Keuze voor PAM
In zijn functie als adviseur vastgoedsturing is Gerco zowel opdrachtgever voor alle vastgoedprojecten (nieuwbouw en groot onderhoud), als verantwoordelijk voor een goede portefeuillestrategie- en monitoring. Daarbij spelen VIM en PAM een grote rol. Gerco vertelt: “VIM was vooral op de beleidsafdeling een populair programma. We wilden daarnaast graag iets van een complexmonitor om betere keuzes te maken voor de benodigde investeringen in de bestaande voorraad. Zowel in prioritering als in de keuze op complexniveau. In 2016, toen we PAM aanschaften, was dit zo’n beetje het enige programma dat aan die wens voldeed met verschillende waardebegrippen naast elkaar, zicht op de financiële effecten op bedrijfsniveau en een ingericht proces.”

In 2016, toen we PAM aanschaften, was dit zo’n beetje het enige programma dat aan die wens voldeed met verschillende waardebegrippen naast elkaar, zicht op de financiële effecten op bedrijfsniveau en een ingericht proces.”

Opzetten van vastgoedsturing
De start van PAM bij GroenWest was in het begin nog wel een beetje pionieren. Gerco:Het was nieuw en bij GroenWest waren we überhaupt de vastgoedsturing nog aan het opzetten. Ik was de eerste met deze functie bij GroenWest en er was veel dat veranderd moest worden. Zo is bijvoorbeeld het hele investerings-afwegingskader twee keer op de schop gegaan en is de marktwaardering geïntroduceerd. De implementatie van de programma’s sneeuwde daarom nogal eens onder. Nadat het team vastgoedsturing verdubbelde, hebben we de software wel goed neer gezet en heeft PAM ons o.a. enorm geholpen met de scenario-studies voor de update van de portefeuillestrategie. Ook hebben we nu snel inzicht in het tempo van onze transformatie.”

Een hoog gebruiksgemak
VIM en PAM zijn programma’s met een hoog gebruiksgemak, vertelt Gerco. Hij vervolgt: “Het is bijvoorbeeld makkelijk om snel zaken op te zoeken. Daarnaast zit het willen verbeteren erg in het dna van medewerkers van GroenWest, waardoor er sowieso een open houding is ten opzichte van nieuwe dingen. En zodoende ook deze tools. VIM gebruiken we om de organisatie inzicht te geven in gegevens over complexen en dit wordt dan ook door veel collega’s gebruikt om gegevens op te zoeken. We hebben de nieuwe interface van VIM (VIP) nu nog niet draaien, maar kijken vooral uit naar de functie om per type gebruiker een eigen overzicht te maken van de relevante data. Dat deze data ook goed te zien zijn voor collega’s die buiten het kantoor werken, is een waardevolle toevoeging. Het design ziet er strak uit en het maakt echt een grote sprong in gebruiksgemak!”

Met ’Verkenningen’ konden we heel snel allerlei varianten bedenken en doorrekenen, zelfs ‘live’ met het MT.”

PAM voor de portefeuillestrategie
PAM wordt vooral gebruikt om binnen de afdeling zelf afwegingen te maken in de portefeuille. “PAM heeft ons vorig jaar vooral goed geholpen bij het maken van de portefeuillestrategie. Met ’Verkenningen’ konden we heel snel allerlei varianten bedenken en doorrekenen, zelfs ‘live’ met het MT. Voorheen was daarvoor een specialist van de afdeling financiën nodig, nu konden we zelf meteen de effecten zien van extra nieuwbouw of een groter aantal renovaties. Voor de prioritering van onze groot onderhoudsprojecten kan PAM ook snel overzicht geven. Voor de daadwerkelijke investeringsbeslissingen gebruiken we nu aanvullend nog eigen modellen naast PAM.”

De vastgoedsturing is daarom sterk ingericht op de bovenkant van de vastgoedpiramide, om keuzes te maken waarbij het maatschappelijk effect en het financieel rendement goed in balans zijn. Daarvoor benutten we PAM.”

Integraal werken
GroenWest vindt het belangrijk om zo integraal mogelijk te werken en scherper te sturen om maatschappelijk effectief te blijven. “De juiste prioriteiten stellen in de aanpak en transformatie van de voorraad is daarbij erg belangrijk,” legt Gerco uit. Hij gaat verder: “En dat is ook de kern waar onze vastgoedsturing om draait. De juiste IRR-berekening en marktwaardering zijn ook nodig, maar de focus ligt op het maken van goede keuzes. De vastgoedsturing is daarom sterk ingericht op de bovenkant van de vastgoedpiramide, om keuzes te maken waarbij het maatschappelijk effect en het financieel rendement goed in balans zijn. Daarvoor benutten we PAM.”

Uitdagingen
De uitdagingen liggen daarom meer in de vertaling naar en duidelijkheid voor de rest van de organisatie. Met een project om eindelijk goede complexbeheerplannen neer te zetten en die blijvend onderdeel van het werkproces te maken, wordt daar momenteel ook hard aan gewerkt. “Daarvoor is VIM een prima tool. Datakwaliteit op complexniveau, bijvoorbeeld de verschillende onderhoudsuitgaven, is daarbij een belangrijk aandachtspunt.”

Batavia Groep spreekt en begrijpt de taal van de woningcorporaties en luistert goed naar de wensen van de gebruikers en benut dat voor gerichte doorontwikkeling van hun producten.”

De taal van woningcorporaties
Op de vraag hoe Gerco de samenwerking tussen Batavia Groep en GroenWest ervaart, antwoordt Gerco: “Prettig. In goede sfeer en lekker no-nonsense. Batavia Groep spreekt en begrijpt de taal van de woningcorporaties en luistert goed naar de wensen van de gebruikers en benut dat voor gerichte doorontwikkeling van hun producten.”

Goede software is een middel, geen doel
Als afsluiting van het gesprek wil Gerco meegeven: “Goede software is heel fijn en nuttig. Maar een goed idee vooraf waarvoor je het nodig hebt is nog belangrijker (het is een middel, geen doel). Dan kun je ook daadwerkelijk de werkprocessen ermee verbeteren. Onderschat ook niet de tijd die het kost om er met zijn allen daadwerkelijk goed gebruik van te maken. Technisch kan het snel draaien, maar het eigen maken van een tool en zorgen dat het meerwaarde oplevert kost echt tijd. Dus organiseer dat ook.”