Door Johan van den Beld | CorporatieMedia

Nigel Janssen (TBV Wonen): Integreer vastgoedsturing in planning- en controlcyclus


Vastgoedsturing is geen nieuwe kost voor woningcorporaties. Maar dat betekent niet dat sturen op je wensportefeuille op dezelfde manier plaatsvindt als tien of twintig jaar geleden. Hoe zorg je er bijvoorbeeld voor dat je altijd beschikt over actuele en goede vastgoeddata? CorporatieGids Magazine sprak daarover met projectleider Nigel Janssen en applicatiebeheerder Daan Canters van TBV Wonen.

TBV Wonen – verantwoordelijk voor ongeveer 7.300 woningen in Tilburg – is de laatste periode hard bezig geweest met het verder invullen van het vastgoedproces. “Door de fusie met Woonstichting ’t Heem afgelopen zomer, hebben we een nieuwe organisatie met asset- en portefeuillemanagers,” begint Daan. “Daardoor zijn we opnieuw naar onze processen gaan kijken. Om daarbij een zo goed mogelijke vertaling te maken van het portefeuilleplan naar individuele complexplannen, is data om mee te sturen essentieel. Daarbij kijken we ook naar de rol die ICT hierin kan spelen, bijvoorbeeld bij het maken van simulaties.”

Middellange termijn
Hoewel vastgoedsturing iets van alle tijden is, is de manier waarop het plaatsvindt de afgelopen jaren wel veranderd. Nigel: “Corporaties hebben te maken met andere kaders en regelgeving, en ook maatschappelijke ontwikkelingen spelen mee. Het is nu aan ons om te kijken hoe we daarin meebewegen. Die dynamiek is namelijk moeilijk te verenigen met een complexplan voor vijftien jaar; je moet continu bijsturen. Daarbij is het wel zaak de blik op de middellange termijn te houden en alleen op gezette momenten – zoals in je planning- en controlcyclus – lopende projecten te herijken. Wanneer je dit niet doet en echt continu bijstuurt, ga je inefficiënt en stroperig te werk, en loop je de kans dat het zelfs averechts werkt.”

Het grote voordeel hiervan is dat we met PAM op portefeuilleniveau simulaties kunnen uitvoeren en dit uitwerken op complexniveau. Met VIP heb je vervolgens de mogelijkheid de plannen beschikbaar te stellen en te ontsluiten aan de organisatie.

Data centraliseren
TBV Wonen heeft daarnaast de laatste tijd veel aandacht besteed aan het verbeteren van de datakwaliteit, vertelt Daan. “Om aan de steeds snellere besluitvoering en bijsturing te voldoen, is vastgoeddata onontbeerlijk. We merkten dat we als organisatie hier te weinig inzicht in hadden. Informatie zat in hoofden van medewerkers of aparte Excel-databases, en we hebben besloten dit te centraliseren in één systeem.” Op de vraag wat voor data écht nodig is om te kunnen sturen, zegt Nigel: “Denk aan data over de kwaliteit van de woning voor de huidige doelgroep, de huurderstevredenheid en het actuele en te verwachten rendement op basis van je plan is wel het minimum. In andere woorden: mensen, stenen en geld.”

Beleid verwoorden
Het verbeteren van datakwaliteit is volgens Daan in veel gevallen minder werk dan vooraf gedacht wordt. “Door bijvoorbeeld de WWS-punten of marktwaardering krijgen corporaties al goede data binnen om mee te sturen, en de kwaliteit is ook vaak redelijk tot goed. De kunst is om deze gegevens in te zetten bij analyses. Dat doe je door eerst goed te kijken naar de gegevens die jouw beleid verwoorden. Die ga je vanuit sturing ook aanpassen en moeten daadwerkelijk gehanteerd worden bij nieuwe verhuizingen. Daarna kun je dit nader uitwerken tot scherpere complexplannen en instructies op vhe-niveau. Dit kan gelijk oplopen met het vernieuwen van de beleidskaders zoals het duurzaamheids-, kwaliteits- of huurprijsbeleid.”

Betere gesprekken
“Vastgoeddata zijn voor TBV echt een hulpmiddel om betere gesprekken te kunnen voeren,” gaat Nigel verder. “Bijvoorbeeld met de onderhoudsdienst, verhuurmakelaars of woonconsulenten. Door middel van makkelijk te ontsluiten data kun je jezelf beter onderbouwen en heb je meer tijd voor analyse om met collega’s tot de beste plannen te komen, in plaats van het verzamelen van data. Uiteindelijk zorgt dit ervoor dat je de organisatie beter meekrijgt, en dat is belangrijk. Vastgoedsturing is niet iets wat je in een ivoren toren bedenkt en iemand anders laat uitvoeren. Je moet samenwerken en toelichten aan elkaar waarom je denkt dat een plan waarde heeft en zinvol is. Dat betekent goed kunnen luisteren naar bijvoorbeeld complexbeheerders en andere afdelingen, en hun input meenemen in je plannen.”

Zo realiseer je een combinatie van de strategische, tactische en operationele laag, en zorg je ervoor dat qua vastgoedsturing de neuzen dezelfde kant op worden gericht.

Simulaties
Om de verzamelde vastgoeddata voor zich te laten werken, heeft TBV Wonen onlangs gekozen voor PAM en VIP van Batavia Groep. “Het grote voordeel hiervan is dat we met PAM op portefeuilleniveau simulaties kunnen uitvoeren en dit uitwerken op complexniveau,” legt Daan uit. “Met VIP heb je vervolgens de mogelijkheid de plannen beschikbaar te stellen en te ontsluiten aan de organisatie. Zo realiseer je een combinatie van de strategische, tactische en operationele laag, en zorg je ervoor dat qua vastgoedsturing neuzen dezelfde kant op worden gericht.”

Focus houden
Op de vraag of het verder invullen van vastgoedsturing inmiddels is afgerond, vertelt Nigel: “Dit jaar ligt de focus op het bijstellen van onze wensportefeuille, en daarna willen we een discrepantie-analyse uitvoeren van onze complexplannen. Dit wordt de eerste keer dat we het vastgoedsturingsproces in de planning- en controlcyclus passen en we beseffen dat het een meerjarig traject is om het goed in de processen en werkwijze geslepen te krijgen. Maar daarmee zorgen we wel voor de juiste focus bij vastgoedsturing.”


Bron: Corporatiegids magazine maart 2020