De uitkomst van een onderzoek naar de kwaliteit van de vastgoedinformatie was voor Woonbedrijf uit Eindhoven in 2016 de aanleiding om aan de slag te gaan met VIM. Hoe bevalt het werken met VIM bij Woonbedrijf? Wat is de visie van Woonbedrijf op vastgoedsturing? En wat zijn de verdere plannen en doelen van Woonbedrijf? We gingen hierover in gesprek met adviseur vastgoedstrategie Olaf Aelbers en bedrijfs- en informatieanalist Leon van der Zanden, beiden werkzaam bij Woonbedrijf.

Het integrale plaatje bieden met VIM
Na het afronden van een onderzoek naar de kwaliteit van de vastgoedinformatie in 2015, stelde Woonbedrijf vast dat daar goede verbeterslagen konden worden gemaakt. Olaf vertelt: “Ons primaire systeem (SAP) is vooral gericht op verhuur en de daarbij behorende processen. De mogelijkheden om vastgoedinformatie in dit systeem vast te leggen zijn gebrekkig en lastig te koppelen aan processen. Als er een nieuwe keuken met een groter aanrechtblad geplaatst wordt via het verhuisproces, verandert er niets geautomatiseerd in het verhuisproces. Ook bij de onderhoudsprocessen en renovatietrajecten zagen we behoorlijk wat efficiencymogelijkheden. Er was in de markt maar één leverancier beschikbaar die goed op onze visie op vastgoedinformatie aansloot, dat was Batavia. Dus de keuze was makkelijk”.

Leon vult aan: “We willen met VIM het beheren en beschikbaar stellen van de vastgoedinformatie naar een hoger niveau tillen, zodat we veel efficiënter een aantal inzichten kunnen verkrijgen over het vastgoed en ook verschillende bedrijfsprocessen makkelijk kunnen voorzien van juiste, volledige informatie en dan het liefst in optimale samenhang. Voor het VIM tijdperk werd vastgoedinformatie zeer versnipperd in de organisatie beschikbaar gesteld. We waren als organisatie nog niet in staat om het integrale plaatje te bieden en de informatie ook goed te laten ‘werken’. Dat kunnen we nu wel”.

We waren als organisatie nog niet in staat om het integrale plaatje te bieden en de informatie ook goed te laten ‘werken’. Dat kunnen we nu wel!

De interesse in VIM blijkt enorm!
Woonbedrijf heeft goed nagedacht over de manier waarop VIM in de organisatie geïntroduceerd is. “We hebben VIM in eerste instantie stukje bij beetje voor verschillende afdelingen opengesteld. Daarbij constant de vinger aan de pols gehouden om goed de gebruikerservaringen op te vangen en bij te sturen. Onlangs waren we zo ver om ook breed in de organisatie toegang tot VIM te bieden. We hebben dit ondersteund door het organiseren van tien workshops waar iedereen die interesse had op kon inschrijven. De interesse blijkt enorm! Reacties zijn: ‘simpel en intuïtief bedienbaar’ en ‘Hè, hè, eindelijk alle informatie bij elkaar’”, zegt Olaf.

Duidelijke visie
Woonbedrijf heeft een duidelijke ambitie en visie op hoe de corporatie de vastgoeddata op orde kan krijgen én houden en hoe deze informatie ‘hergebruikt’ kan worden in de bedrijfsprocessen. Leon legt uit: “Wij zien 3 pijlers waarop onze bedrijfsprocessen leunen: de klant, de bedrijfswaarde en het vastgoed. Door de vastgoedpijler beter op orde te krijgen, kunnen we die bedrijfsprocessen nog beter uitvoeren. In VIM komen alle feitelijke gegevens te staan. Daarnaast laten we ook de processen in VIM zien die nu en in de toekomst de kenmerken van ons vastgoed veranderen. Denk daarbij aan alle lopende planmatige onderhoudsprojecten, de meerjarenonderhoudsbegrotingen, de huidige en toekomstige renovatie en nieuwbouwprojecten”. Hij vervolgt: “VIM staat nu als platform, en wordt nu vooral als portaal naar de vastgoedinformatie gebruikt en als middel om een aantal vastgoedanalyses uit te voeren. De volgende stap is om VIM als bron voor diverse processen en systemen te positioneren”.

“Toen we voor VIM kozen, wisten we dat die versie van VIM nog niet op alle aspecten onze behoeften kon invullen”, vult Olaf aan. “Het nieuwe VIP* gaat ons die mogelijkheden wel bieden. Door bij te dragen aan de klankbordgroep hebben we een goede invloed en kijk op de nieuwe mogelijkheden die deze versie gaat brengen”.

Reacties zijn: ‘simpel en intuïtief bedienbaar’ en ‘Hè, hè, eindelijk alle informatie bij elkaar’.

Koppeling tussen systemen waardevol
Woonbedrijf ziet veel toegevoegde waarde in koppelingen tussen systemen. Olaf: “Elke nacht wordt de basis van VIM ververst. Vandaag verkocht, morgen uit VIM. Actualiteit draagt eraan bij dat het nu door veel medewerkers gebruikt wordt. Vrijwel alle gegevens komen nu uit primaire systemen (SAP, Vabi, O-prognose, Reaforce). Doordat nu informatie voor iedereen overzichtelijk is, komen fouten naar boven en mensen worden gemotiveerder om gegevens goed in te voeren. We hebben ook veel verwachtingen van de omgekeerde weg: VIM als bron, die informatie gaat leveren aan primaire systemen”.

Leon sluit af: “Batavia Groep denkt met ons mee en snapt duidelijk de materie waarmee we worstelen. De lijnen zijn kort en de response is goed”.

Bron: BG Magazine 2018
Niet ontvangen? Neem contact met ons op.