'Nieuw vastgoedportaal Mooiland voor efficiënter klantcontact'
Wat is de beste manier om foto's en plattegronden op een structurele wijze te ontsluiten? Die vraag stelde Mooiland, een woningcorporatie met 26.000 woningen in 127 gemeenten, zich bij de keuze voor een nieuw vastgoedportaal. Eind vorige maand werd het VIM Vastgoedportaal van Batavia Groep bij de corporatie in gebruik genomen. CorporatieGids.nl ging daarover in gesprek met Adviseur Informatisering Danny van Irsel. "VIM stelt ons in staat ons te richten op efficiënter klantcontact."

VIM stelt ons in staat ons te richten op efficiënter klantcontact"

De door een fusie ontstane corporatie koos eind vorig jaar voor een nieuw ERP-systeem. "We maakten namelijk gebruik van drie primaire systemen, en gingen door de fusie naar één systeem toe," begint Danny. Uiteindelijk hebben wij in december Dynamics Empire van cegeka-dsa in gebruik genomen. Wij hadden daarnaast ook twee applicaties voor onze foto's en tekeningen, maar deze systemen waren te verouderd om te kunnen werken met Empire. Ons nieuwe vastgoedportaal, VIM van Batavia Groep, doet dat wel."

Digitale communicatie
Hoewel Mooiland VIM momenteel gebruikt om foto's en plattegronden te ontsluiten, heeft Mooiland genoeg andere plannen voor het portaal. "We willen hier bijvoorbeeld ook onze digitale klantcommunicatie mee verbeteren. Wanneer je werkt met een website of klantportaal wil je ook informatie aan je huurder kunnen tonen, en met VIM voorkom je bijvoorbeeld dat je dit dubbel in moet voeren. Informatie wordt geordend beschikbaar gemaakt voor huurders, leveranciers, stakeholders en voor de medewerker, waardoor wij door middel van documentdeling een efficiencyslag kunnen maken."

Presentatielaag
"Met VIM kunnen wij daarnaast een deel van de informatie vastleggen die niet in ons primaire systeem wordt opgeslagen," gaat Danny verder. "Maar de doorslag om voor het portaal te kiezen zit hem in de kracht van de presentatielaag. Voor ons wordt op een gemakkelijke manier data en documenten gepresenteerd en gekoppeld aan verschillende bronnen. In mijn optiek zijn er maar een paar applicaties die dat zo gebruiksvriendelijk kunnen, en VIM is daarin nog een stapje verder dan de rest."

In mijn optiek zijn er maar een paar applicaties die dat zo gebruiksvriendelijk kunnen, en VIM is daarin nog een stapje verder dan de rest"

"Uiteindelijk hopen wij hiermee dus verder te kunnen digitaliseren, vooral qua klantcommunicatie door documentdeling. Op een gegeven moment willen wij ook overstappen naar een klantportaal, en moeten wij bepaalde processen digitaliseren. De informatie die hiervoor nodig is kunnen wij met VIM faciliteren."

Nieuwe klantvisie
De doelen qua klantcommunicatie maken deel uit van de nieuwe visie van Mooiland: het faciliteren van een zo efficiënt mogelijk digitaal klantcontact. "Telefonie wordt op dit moment nog erg veel gebruikt, maar op bijvoorbeeld e-mails na worden digitale mogelijkheden nog niet veel benut. We hebben geen interactie via een portaal met onze huurders, en zetten weinig in op een chat of social media. Het toevoegen van (digitale) kanalen geeft onze huurders in de toekomst de mogelijkheid zelf te kiezen op wat voor manier ze contact met ons willen hebben. Een vernieuwde website, klantportaal of een klantvolgsysteem zijn voorbeelden van middelen om deze doelen te bereiken."

Volgende fasen
Inmiddels is de eerste implementatiefase van VIM bij Mooiland afgerond. "Wij hebben samen met Batavia Groep met verschillende kerngebruikers gepraat. We kijken wat hun wensen zijn voor het systeem en met die info vullen wij de vervolgfasen in. Zo kunnen wij stapsgewijs onderdelen aan het portaal toevoegen. Verdere embedding van VIM zal dus de komende tijd innemen. Het systeem moet ook constant in ontwikkeling zijn wanneer je het in de toekomst wil koppelen aan je kennisbank of klantvolgsysteem."

Analyse
Volgens Danny is de implementatie zelf voorspoedig gegaan. "Alles is uitgevoerd volgens het vastgestelde schema, planning en budget. Batavia Groep kwam daarbij erg betrokken en gespecialiseerd over in hetgeen wat ze doen. Wij hebben bij Mooiland een breed bezit - verdeeld over 127 gemeenten - wat bij een nieuw vastgoedportaal voor problemen kan zorgen. Maar in de praktijk was dit voor hen echter geen probleem."

Alles is uitgevoerd volgens het vastgestelde schema, planning en budget. Batavia Groep kwam daarbij erg betrokken en gespecialiseerd over in hetgeen wat ze doen"

"Daarnaast hebben wij verschillende inloopsessies gehouden voor onze medewerkers, met wie wij samen VIM hebben ontdekt. Zo raken medewerkers meer betrokken en kun je nieuwe functionaliteiten ten opzichte van het oude systeem aan ze introduceren. Erg leuk om te zien, omdat je de deelnemers direct zag denken hoe ze de functies in kunnen zetten in hun werkprocessen. Nu is het bijvoorbeeld makkelijker te analyseren wat de verdeling qua energielabels per gebied is. Hoe ziet de verdeling per dorp er bijvoorbeeld uit? En wat is de oorzaak daarvan? Deze analyses konden wij eerder niet maken."

Bron: Johan van den Beld | CorporatieMedia - 21 juli 2016